Seguramente si tienes una tienda o una empresa has oído hablar de los inventarios. ¿Qué es un inventario? Un inventario es una herramienta básica para tu negocio, que es tan importante como decidir qué producto vas a vender. Tener un inventario es crucial con el auge en el comercio electrónico y sobre todo de las ventas a través de redes sociales con el llamado social commerce.
¿Cuáles son las ventajas de contar con un inventario ordenado? ¿En qué momento se hace el inventario? ¡A continuación te responderemos a estas preguntas y te daremos información de todo lo que necesitas saber sobre inventarios!.
Empecemos entendiendo ¿qué es un inventario?
Existen infinitas definiciones acerca de este concepto. Lo importante es que lo entiendas de forma simple. Un inventario es un documento en el que se registran todos los bienes tangibles y en existencia de una empresa. Estos bienes pueden destinarse para su alquiler, uso, transformación, consumo o venta. El inventario nos muestra qué elementos constituyen el patrimonio de una empresa, y es por eso que se considera un activo de la organización.
Y es que en la vida cotidiana aplicamos a menudo este término. Cuando vas al supermercado, generalmente en tu mente o en un papel, llevas un inventario. Sabes lo que debes comprar, lo que terminaste botando el mes pasado y lo que te sobró porque compraste en exceso. La función del inventario en tu empresa es similar al proceso que haces cuando vas de compras. Te permite contar con una fotografía de tu almacén o negocio en el momento actual y también estudiar los movimientos de tu inventario en determinado período.
Un inventario es clave para la toma de decisiones y captar oportunidades de negocio. Sólo teniendo un inventario ordenado, podrás contar con los productos justos, sin pagar demás, y a la vez, nunca fallarle a tu cliente.
¿Cómo hacer un inventario al detalle?
Existen varios tipos de inventarios según su función, periodicidad, tipo de producto, etc.
Según el momento en que se realiza:
- Inicial: al comienzo del período contable
- Final: al término del período contable
Respecto de su forma:
- De materias primas
- De productos en proceso
- De productos finalizados
Teniendo en cuenta la frecuencia:
- Periódico: se realiza cada cierto período de tiempo. Por ejemplo, mensual, trimestral o anual. Alude al inventario físico o manual que las empresas realizan
- Permanente o perpetuo: se registran los movimientos de todos los productos automáticamente, de manera continua
Pensando en la función que cumplirá:
- En tránsito: productos que están en camino desde los proveedores hacia el lugar donde tengas centralizado el stock
- De seguridad: corresponde al inventario que busca evitar quiebres de stock o cubrir contingencias
- De previsión: contabiliza los productos que serán destinados a suplir demandas futuras. Por ejemplo, productos estacionales
- De desacoplamiento: persigue diferenciar el inventario necesario para dos procesos de fabricación con tasas de producción diferentes
Aspectos que debes de tomar en cuenta para decidir qué tipo de inventario necesita tu tienda:
- Las características de la empresa y sus productos
- El tamaño de tu tienda
- El número de canales de venta que tienes activos y un supuesto de la demanda de cada uno
Si tienes tiendas en más de un país, ¡puedes ver acá cómo llevar un inventario en múltiples países de forma fácil!
Independiente de qué inventario utilices, te contamos algunos básicos para llevarlo a cabo:
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Anticipa el proceso de inventario
Informa a los involucrados el detalle de lo que se llevará a cabo. Si es necesario, piensa en capacitar a tu equipo. Cada persona debe saber qué le corresponde hacer y cómo debe hacerlo.
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Realiza un inventario físico
Se recomienda siempre realizar un inventario físico para iniciar tu proceso de inventarios y cada cierto tiempo repetir el procedimiento.
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Ordena y clasifica cada existencia
Una de las claves del inventario es ordenar y clasificar cada ítem, según tipo de mercancía, bienes y activos.
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Cada cosa en su lugar
Cada existencia debe tener designado un lugar específico y señalizado dentro de tu bodega.
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Identifica y evita errores
Es importante que a cada producto le asignes un código o una forma de identificarlo. Esto permitirá gestionar tu inventario de forma más fácil y evitar errores.
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Categoriza y asigna un precio
Cada existencia debe contar con su respectiva categoría, valor, precio, descripción y ubicación.
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Elige el sistema de control de tu inventario
Se refiere a si utilizarás un sistema de control de inventario periódico o uno permanente.
- Periódico: los trabajadores cuentan manualmente su inventario cada cierto tiempo determinado.
- Permanente: se utiliza un programa que te entrega un recuento de los productos en tiempo real. Este sistema tiene por ventaja el automatizar y simplificar procesos, abaratando costos y reduciendo el margen de error.
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Selecciona el método de control de inventario a utilizar
El control de inventarios tiene por objetivo supervisar el movimiento de todos los productos del negocio.
Algunos métodos son:
- Método FIFO (First-In, First-Out): Los productos que llegaron primero son los primeros en salir a la venta. Sirve en caso de que los productos que vendas sean perecederos o que respondan a una temporada.
- Método EOQ (Economic Order Quantity): Consiste en determinar el mínimo de pedido para reducir mayores costos de inventario. Se vuelve a abastecer de ese producto cuando se llega a ese monto mínimo de inventario establecido.
- Principio LIFO (Last-In, First-Out): Los productos que entran último son los primeros en salir a la venta.
- Análisis ABC: Clasifica los productos según su importancia, precio y volumen de ventas.
¿En qué consiste la gestión de inventario?
La gestión de inventarios consiste en analizar y tomar acciones frente al movimiento de productos a través de la cadena de suministro. Su principal objetivo es que tu negocio tenga stock en el lugar, momento y cantidades correctas. Para esto se estudian los movimientos de los productos desde su fabricación hasta el punto de venta.
Las etapas de la gestión de inventarios son:
- Compra inicial: se compran las materias primas o componentes
- Almacenamiento de stock: se almacenan los productos hasta que sean requeridos.
- Beneficio de inventario: los productos listos en el centro de stock se disponen para los puntos de venta.
¿Cómo gestionar un inventario? ¡Aquí te presentamos unos consejos que no olvidarás!
#1 Analiza los movimientos de tus productos en el período anterior
Te servirá para determinar qué ítems de venta no tuvieron un movimiento eficiente y así justificar la adquisición de una cantidad distinta en el período actual.
#2 Formula los objetivos de la creación de stock
Hazlo acorde al nivel de producción y ventas en el momento actual. También considera la previsión de mayor demanda acorde a períodos estacionales.
#3 Optimiza el tamaño de tu inventario actual
Para este paso puedes utilizar algún método de control como los que describimos anteriormente, por ejemplo, el método EOQ (Economic Order Quantity). Para ello, es crucial que tengas en mente cuánto es el costo de realizar los pedidos y de almacenarlos.
Ventajas de una buena gestión de tu inventario
- Reducir pérdidas por vencimiento
- Acelerar la rotación de productos
- Evitar el sobre stock
- Reducir gastos de almacenamiento
Recapitulando: ¿Por qué es importante tener un inventario?
Acá te resumimos las razones más convenientes para llevar un correcto inventario de productos.
Mejora tu flujo de efectivo
Tener un inventario eficiente te permitirá conocer los detalles de la cadena de suministro, lo cual te ayudará a prever y planificar. Sabrás cuándo debes realizar pagos según lo que la empresa vaya necesitando y hasta cuándo puedes permitirte esperar el pago de tus clientes. Esto te permitirá contar con la menor cantidad almacenada y por ende menor flujo de efectivo estacionado.
Clientes felices
Si tienes un inventario ordenado y bien gestionado, tus clientes siempre dispondrán de lo que necesitan. Así estarás evitando tener productos en demasía almacenados o quiebres de stock.
Toma de decisiones
El estudio de tu inventario es fundamental en la toma de decisiones y en la detección de oportunidades de negocio.
Reducción de pérdidas y ahorro en costos.
Si sabes lo que tienes, sabes lo que pierdes. Un inventario te evitará los robos hormigas. También el control de tu inventario evitará que pierdas productos por vencimiento o porque pediste en exceso.
Ventajas de llevar un inventario centralizado y automatizado
Un inventario centralizado y automatizado te proporciona una herramienta muy beneficiosa para tu empresa. Aquí te contamos algunas razones:
Información exacta y continua
Como mencionamos anteriormente, un sistema que utiliza la tecnología, te proporcionará en tiempo real la información de tu inventario. Un inventario automatizado te da la confianza de tomar decisiones sin tener que invertir grandes esfuerzos.
Control de costos
Un inventario centralizado y automatizado en tiempo real te permitirá saber los costos de venta de cada transacción. Esto, independiente del lugar o momento en que se realiza.
Menor inversión de tiempo
Tu inventario automatizado hará que no pierdas tiempo realizando constantemente conteos físicos en el lugar donde almacenar el stock. Los procesos automatizados dejarán tiempo a tu equipo para que optimicen otras tareas.
Mayor Previsibilidad
Un inventario permanente te permitirá realizar pedidos ajustados a la realidad, evitando desabastecer o abastecer tu tienda en exceso. Conoce la importancia de contar con una tienda online para tu negocio.
Mejor relación con los proveedores
Tener planificación gracias a la visibilidad que te entrega el inventario automatizado, hará que tus proveedores también estén contentos contigo. No les pedirás encargos con urgencia y ellos también podrán planificarse.
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